Télétravail – Quels outils ? Quels usages ?

Depuis le début de la semaine de nombreuses communications donnent des pistes pour réussir le télétravail en proposant différents outils. Force est de constater que la liste est longue et souvent délicate à comprendre.

Au-delà des solutions technologiques, la question qui revient souvent est « quel outil pour quel usage ?» . L’accompagnement humain à mettre en place (objet d’un prochain post) est également primordial pour réussir le télétravail.

Télétravail - Quels outils ? Quels usages ?

Dans ce premier post, je vais vous donner quelques pistes pour y voir un peu plus clair. Avant de s’occuper des outils, il est indispensable de réfléchir aux usages et aux activités que l’on souhaite effectuer.

Les activités que l’on souhaite pouvoir continuer à distance sont assez vastes, on peut toutefois les regrouper en grandes familles.

  • Échanger avec un ensemble de personnes en temps réel en partageant souvent un écran avec les informations à commenter
  • Informer régulièrement un ensemble de personnes sur une thématique donnée (info sur un projet par exemple)
  • Mettre à disposition de tous les acteurs concernés les informations accessibles en télétravail (fichiers, présentations, proposition, catalogue…) et nécessaire à l’exécution des différentes activités
  • Travailler en simultanée sur un même contenu
  • Mener des réunions de brainstorming ou créative

Note : La liste des solutions citée n’est nullement exhaustive, elle correspond à des solutions fréquemment utilisées. N’hésitez pas à compléter ce premier panorama en commentant ce post.

Échanger en temps réel à plusieurs

Il est souvent nécessaire de pouvoir conduire des réunions à distance avec plusieurs personnes en partageant éventuellement son écran d’ordinateur de manière simultanée. Au-delà de la voix, on peut également utiliser la caméra de l’ordinateur pour voir les participants.

Exemple de solutions : Google Hangout, Skype, Zoom …

Informer un groupe de personnes ciblé

Pour ne pas perdre le lien avec vos collaborateurs ou entre les membres d’un groupe (projet, association…) il est indispensable de communiquer régulièrement.

Les solutions les plus simples s’appuient sur la messagerie ou l’envoi de SMS. Ces approches présentent toutefois un inconvénient majeur à savoir la difficulté à suivre le fil des échanges souvent noyé entre d’autres messages.

L’utilisation de canaux dédiés à un sujet permet de suivre plus aisément les différentes conversations.

Example de solutions: WhapApps, Teams, Slack, rocket Tchat

Note : La communication à plus grande échelle doit passer par vos canaux de communication déjà en place comme votre site web.

Mettre à disposition des informations avec un contrôle des accès

Afin d’assurer la continuer des activités, il est nécessaire de mettre à disposition des informations que l’on ne souhaite pas ouvrir à tous le monde (comme un site web). Il s’agit par exemple de document de travail interne comme des documents de référence ou des documents projet. L’accès doit pouvoir être contrôlé pour ne permettre que la consultation voire la modification à des utilisateurs clairement identifiés.

Exemple de solutions : Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint, Teams et de nombreuses solutions de gestion de contenus d’entreprise (Nuxeo, Everteam, Alfresco, OpenText…).

Travailler en simultanée sur un contenu

Le niveau d’interaction suivant va consister à travailler ensemble, à distance, sur un même contenu. Les cas d’usages sont nombreux, à commencer par la rédaction simultanée d’un document ou la prise de notes partagées.

Exemple de solutions : La suite Google, O365 de Microsoft, OneNote,

Mener des réunions de brainstorming / créative

A l’opposition des exemples précédents, certaines activités nécessitent des phases de réflexion ou les acteurs doivent pouvoir partager des idées souvent en vrac que l’on va devoir organiser en temps réel.

On trouve à la fois des solutions très ciblé sur un usage donné et des suites plus complètes qui proposent souvent des “templates” spécialisés pour certaines activités (sondage, brainstorming…)

Exemple de solutions spécialisées : Mural (Moodboard), FreePlane (MindMap), Mural, Figma …

Exemple de suites spécialisées : Klaxoon, Beekast…

J’espère que ces quelques pistes pourront être utile aux acteurs qui recherchent à améliorer le télétravail des semaines à venir.

N’hésiter pas à enrichir les solutions et à me solliciter pour que je puisse développer certaines thématiques en fonction de vos demandes.